El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de AKIRENTO, y el manejo de sus bases de datos, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordante con la materia, en el cual se describen los mecanismos por medios de los cuales AKIRENTO garantiza el manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, asegurando el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

ÁREA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en virtud de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Sociedad  AKIRENTO

Área del Servicio al cliente

Teléfono de Contacto (0571) 3164938507

Correo Electrónico: servicioalcliente@akirento.com

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal sensible: Es una categoría de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Proveedores: Serán aquellas personas naturales o jurídicas que ostenten la posesión o tenencia de los bienes muebles entregados en consignación para su arrendamiento a terceros.
• Arrendatarios o Usuarios: Serán aquellas personas naturales o jurídicas que alquilen los bienes muebles entregados en consignación para su arrendamiento.
• La Plataforma o Portal: Sitio web direccionado a https://akirento.com/

PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
9. Principio de temporalidad de datos: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, se deberá cesar con su uso y por ende adoptar medidas de seguridad pertinentes a tal fin. El responsable o encargado, según el caso, adoptaran las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales, conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medida de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, perdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Protección especial de datos sensibles: Solo se recolectaran datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o comercial, o bien provenga de autorización legal.

 

DESTINATARIOS

La presente política se aplicará y por ende obligara a las siguientes personas:

1. Representante Legal.
2. Personal interno, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual efectué cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
4. Personas naturales o jurídicas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, comercial tales como proveedores, usuarios, entre otros.
5. Las demás personas que establezca la Ley.

 

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus colaboradores, de las relaciones comerciales con proveedores, clientes y usuarios de la Plataforma, AKIRENTO podrá dar tratamiento a los datos personales para:

1. Proveer servicios y productos en La Plataforma.
2. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los proveedores o usuarios.
3. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de proveedores y arrendatarios, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de proveedores y arrendatarios, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias o de empresas vinculadas a AKIRENTO.
4. Recolectar información personal relacionada con la fecha y lugar de nacimiento, referencias personales, referencias comerciales.
5. Notificar al titular sobre pedidos, despachos, entregas de bienes o relacionadas a la buena prestación del servicio.
6. Validar las órdenes de compra, mejorar la labor de información del Sitio, apoyar y mejorar la comercialización y las estrategias de comercialización y promoción de los productos y servicios prestados en La Plataforma.
7. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por los proveedores y alquilados por AKIRENTO.
8. Realizar campañas de actualización de datos y encuestas de satisfacción.
9. Desarrollar estudios de conocimiento del titular.
10. Transferir los Datos Personales a terceros asociados, con el fin de ser tratados para las finalidades descritas en esta autorización.
11. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con AKIRENTO o con terceros asociados.
12. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
13. Verificar y analizar el comportamiento crediticio actual e histórico del titular, estimar los niveles de ingresos del titular, validar la identidad del titular y realizar estudios de crédito, entre otros.
14. Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales o pos-contractuales.
15. Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de AKIRENTO.
16. Proveer reportes de información a las autoridades competentes.
17. Comparar, contrastar y complementar los Datos Personales con información financiera, comercial, crediticia y de servicios obrante en centrales de información crediticia y/u operadores de bases de datos de información financiera (“Centrales de Información”).
18. Realizar las gestiones tributarias, contables, fiscales y de facturación que sean necesarias.
19. Reportar a las Centrales de Información sobre el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones que haya adquirido con AKIRENTO o las Entidades Vinculadas.
20. Suministrar a las Centrales de Información datos relativos a solicitudes de crédito del titular, así como a otros atinentes a relaciones comerciales, financieras y en general, socioeconómicas, entre otras.
21. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
22. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
23. Compartir la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de AKIRENTO.
24. Me sea contactado a mí y/o a mi representado a través del envío de mensajes a mi terminal móvil de telecomunicaciones y/o a través de correo electrónico y/o redes sociales a las cuales éste inscrito.
25. Compartan, transmitan, transfieran y divulgue mi información y documentación y/o de mi representado con las siguientes personas: a) quienes, como proveedores, ofrezcan o suministren bienes y servicios a AKIRENTO, b) entidades con las cuales tengan celebrados contratos de aseguradora(s) con la(s) cual(es) AKIRENTO tenga contratadas pólizas o con las cuales yo haya decidió contratarlas, los intermediarios de seguros o reaseguros. c) terceros contratados por AKIRENTO para la cobranza judicial y extrajudicial, así como para mi localización y la de mi representado e investigación de bienes y derechos tanto míos como de mi representado d) personas que realicen la promoción de los productos y servicios de AKIRENTO cuando a ello haya lugar e) personas que estén interesadas en la administración de cartera de AKIRENTO o efectivamente la adquieran a cualquier título, bien sea de forma temporal o definitiva.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.Está prohibida la Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos Personales. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Salvo de manera excepcional se permite la Transferencia cuando:

1. El Titular lo haya autorizado de manera expresa e inequívoca para la transferencia.
2. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
3. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
4. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento.
5. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN EJERZAN SUS DERECHOS

• Para Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de AKIRENTO. Previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Para Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de AKIRENTO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante AKIRENTO el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AKIRENTO con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Rectificación y actualización de datos: AKIRENTO rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Se tendrá en cuenta lo siguiente:
  • El titular podrá enviar la solicitud al correo electrónico servicioalcliente@akirento.com o en medio físico a la gerencia o servicio al cliente, toda la documentación que sustenta su reclamación.
  • AKIRENTO podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos beneficien al titular.
  • En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a AKIRENTO como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.

INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD (18 AÑOS)

Recopilación y uso de información de niños, niñas y/o adolescentes menores de edad (18 años). AKIRENTO no recopila ni solicita información personal de cualquier persona menor de edad (18 años) ni permite que esas personas hagan uso de los sitios web. Si usted es menor de edad (18 años) por favor no intente registrarse en La Plataforma o enviar cualquier información personal.

PROHIBICIONES

AKIRENTO prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales y de datos personales de carácter sensible, sin autorización expresa del titular del dato o de AKIRENTO.

 MEDIDAS DE SEGURIDAD

AKIRENTO adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme a la criticidad del riesgo que pueda derivar el tratamiento de los datos personales tratados.

ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a AKIRENTO el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.

CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA

AKIRENTO se reserva el derecho a modificar esta política de privacidad bajo su propia discreción. Cuando AKIRENTO lo haga, también actualizará la fecha de “última actualización” de esta política de privacidad.

VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación. La presente política de tratamiento de datos personales ha sido actualizada el día 1° de Diciembre de 2020.